Hvordan jobbe med PDF

El PDF Det startet som et privat firmaformat og har endt med å bli en standard. Det er for tiden et av de mest brukte og populære formatene for deling av dokumenter, da det gir stor fleksibilitet og muligheter. Det er ikke rart at .pdf-utvidelsen er blant de fem mest brukte for tekstfiler akkurat nå, sammen med .doc / .docx, .odt, .txt, .tex og .rtf.

I denne guiden vil du lære litt mer om disse formatene og hvordan du arbeider med PDF-filer. Oppgaver like hverdagslige som komprimering, redigering, beskyttelse osv. Kort sagt, alt du trenger å vite om ham ...

Hva er PDF?

A lagringsformat for digitale dokumenter som er uavhengig av programvareplattformen, slik at den er tilgjengelig fra alle kompatible enheter og maskiner. Forkortelsen PDF står for Portable Document Format, det vil si et bærbart dokumentformat.

Denne typen dokumenter kan ikke bare lagre tekst, de kan også berikes med vektorbilder, bitmaps, hyperkoblinger, bokmerker, notater, innebygde videoer osv. Det er til og med noen interaktive dokumenter som du kan fylle ut for å lage skjemaer. Derfor gir den stor fleksibilitet.

Selv om den opprinnelig ble opprettet av et privat selskap, den 1. juli 2008, gitt sin popularitet, ble den utgitt som en åpen standard og under International Organization for Standardization (ISO). ISO 32000-1 er den som tilsvarer dette formatet.

Utviklingen av PDF-format startet i 1991, dato da adopsjonen ble ganske redusert. Mye av skylden var behovet for proprietær lisensiert programvare for å kunne jobbe med den. Etter det ville bruken skyrocket til den ble det den er i dag ...

Videre, gitt digitaliseringen av dagens samfunn, har PDF også bidratt til spare mye papir. Noe som er gode nyheter i møte med avskoging på grunn av felling av trær for å lage papir. Mange dokumenter som tidligere ble delt på papir blir nå laget digitalt takket være dette dokumentet.

funksjoner

Las karakter som har gjort PDF-formatet så populært kan oppsummeres i følgende punkter:

• Multiplatform-format, og derfor veldig nyttig for å få informasjon til alle brukere.
• Den kan inneholde rik tekst med videoer, lyder, hypertekst, bokmerker, miniatyrer, kommentarer, etc.
• Formatet går ikke tapt når andre brukere åpner dem med annen programvare, ettersom det skjer med andre formater som dokumenter osv. Dette unngår at bryet med skrift blir dekonfigurert, tekst flytting, aspekter, tabeller, elektroniske skjemaer, etc. blir endret.
• Størrelsen gjør det også veldig nyttig for Internett.
• Å være en åpen spesifikasjon, kan et stort antall verktøy brukes til å jobbe med den. I tillegg kan den opprettes fra forskjellige formater, konvertere til PDF.
• Støtter avanserte funksjoner som digital signatur, komprimering, vannmerker og kryptering for passordbeskyttelse.
• Standarden gjør den ideell for langsiktig dokumentbevaring.
• Mange plattformer og enheter bruker det som et referanseformat. For eksempel støtter noen utgivere bare PDF-format for utskrift av bøker osv.

For å gjøre alt dette mulig har PDF-filer en intern struktur svært tydelig. De består av deler som er felles for andre filer, for eksempel:

• Topptekst eller topptekst: er den delen av filen for å identifisere PDF-standardspesifikasjon og versjon.
• Kropp eller bodysuit: er blokken der elementene som er brukt i dokumentet er beskrevet, det vil si innholdet.
• Kryssstabell o Kryssreferansetabell: er delen med informasjon om elementene som brukes på sidene i filen.
• Coda eller tilhenger: hvor det er angitt hvor krysstabellen skal finnes.

Du bør også vite at disse dokumentene støtter stort antall innstillinger, for eksempel å kunne legge inn skrifttyper, forskjellige fargegjengivelser (CMYK, RGB, ...), bildekomprimering osv.

Til slutt må du også ta hensyn til en annen viktig del av denne typen dokumenter. Og er det en PDF, som andre filer, også har metadata der det lagres en stor mengde data om skaperen, programvaren, brukernavnet som opprettet den, dato for opprettelse og endring, sikkerhetsattributter osv. Noen metadata som du kan slette eller endre hvis du vil med noen eksisterende verktøy.

PDF-typer

PDF har gått gjennom en evolusjonsprosess, med lanseringen av forskjellige versjoner langs historien:

• PDF 1.0 - 1993
• PDF 1.1 - 1994
• PDF 1.2 - 1996
• PDF 1.3 - 1999
• PDF 1.4 - 2001
• PDF 1.5 - 2003
• PDF 1.6 - 2005
• PDF 1.7 - 2006-nå (utvidelsesnivå er lagt til)

Men utover versjonene er det også typer PDF-filer som du burde vite. Noen av de mest bemerkelsesverdige er for eksempel:

• PDF / A: er en standard som brukes av administrasjoner og myndigheter for juridiske og administrative dokumenter. Det kreves også for bokoppsett osv. Av noen skrivere. Det er den som overholder ISO 19005-1: 2005-standarden.
• PDF / X: er et format spesielt designet for utskrift av papirdokumenter. Det er også mye brukt av skrivere og utgivere.
• PDF / E: det er en utvikling som ligner på den første, men fokusert på tekniske dokumenter. Se ISO TC171 / SC2.
• PDF / VT- En annen av 16612 ISO 2-2010 standardene som definerer et optimalisert format for variabel og transaksjonell utskrift.
• PDF / UA: det er en variant av PDF / A kalt Universal Access, eller Universal Access. Det er en som er spesielt designet for synshemmede som blinde eller mennesker som har synsproblemer.
• ...

Hva kan du gjøre med en PDF?

Med et PDF-dokumentformat kan du gjøre en rekke ting, eller begrense til andre brukere hva de kan gjøre med en delt PDF. Allsidighet av dette formatet er større enn mange brukere tror. For eksempel kan du:

• Opprett en PDF fra et annet dokument, for eksempel en .doc / .docx / .odt, etc.
• Konverteringer mellom formater, fra og til PDF.
• Rediger en PDF.
• Komprimer PDF for å redusere størrelsen og gjøre den mer egnet for deling over nettverket eller for å sende e-postvedlegg.
• Beskyttelse og digital signatur. For eksempel kan du kryptere PDF-en slik at ingen kan få tilgang til den uten passord, eller forhindre at den skrives ut, kopiere innholdet, forhindre redigering, legge til autorisasjonssertifikat eller digital ID, etc. Det gjør dem spesielt trygge å bruke i organisasjoner og bedrifter.

Du har mye veldig variert programvare for å kunne gjøre alt det. Du står fritt til å velge den du liker best. For GNU / Linux er det gratis og proprietære programmer som er ganske bra.

Kan en PDF komprimeres?

Ja, jeg har allerede nevnt det i listen ovenfor. Men det er ikke komprimering ved hjelp av komprimeringsalgoritmer for å konvertere PDF til en ZIP, RAR, tarball, etc., men det kan være komprimere PDF-dokument seg selv for å få det til å ta mindre minne. Ved å redusere størrelsen kan den deles på en enklere måte slik at den er raskere å laste opp / laste ned eller sende på e-post.

For å gjøre det er det flere alternativer, en av dem er gjennom SmallPDF-nettstedet. Med verktøyet ditt til komprimere PDF du trenger ikke å installere noe program lokalt. Metoden er veldig enkel, bare følg disse trinnene:

1. Gå til SmallPDF-nettstedet
2. Klikk på "Velg filer" -knappen, eller dra og slipp PDF-filen i den røde verktøykassen på nettstedet ditt. Det er også muligheter for å gjøre det fra en Gdrive- eller Dropbox-kobling.
3. Når du er valgt, må du vente til den lastes opp til skyen. Det vil automatisk komprimere det. Det vil informere deg om hvor mye størrelsen er redusert.
4. Nå er alt du trenger å gjøre å trykke "Last ned" slik at den komprimerte PDF-versjonen lastes ned til datamaskinen din. Som du ser er den nå mindre.

På dette nettstedet kan du også påta deg Andre handlinger med PDF-dokumentene dine, hvordan du konverterer formater, slår sammen, redigerer, beskytter og signerer.