Trong phần tiếp theo, chúng ta sẽ xem xét Open Paperless. Trời đẹp hệ thống quản lý tài liệu Chúng là những công cụ tuyệt vời giúp chúng tôi quản lý tài liệu của mình một cách hợp lý. Có nhiều hệ thống quản lý tài liệu nguồn mở khác nhau. Từ những gì tôi đã đọc, có lẽ phổ biến nhất là EDMS của người Maya. Nó là một công cụ với một số lượng lớn các tính năng và khả năng, nhưng người dùng bình thường có lẽ là quá lớn đối với chúng tôi. Đối với những người dùng này, họ đã tạo ra công cụ có tên Open Paperless. Điều này đặc biệt tập trung vào nhu cầu chính của người dùng thông thường khi quản lý tài liệu của họ.
Công cụ này cung cấp một nền tảng mạnh mẽ để quét nhanh, thông minh và chất lượng cao. Theo cách tương tự, nó cung cấp khả năng lưu trữ, sửa đổi và xem tài liệu theo cách thân thiện, với khả năng lưu thông tin cả trên đám mây và trên máy tính cục bộ của chúng tôi. Thật hợp lý khi nghĩ rằng Open Paperless là phiên bản nhẹ của Maya EDMS.
Đặc điểm chung của Mở không giấy
Như tôi đã nói, đây là một hệ thống quản lý tài liệu mã nguồn mở dựa trên EDMS của người Maya. Điều này lấy mã nguồn của Maya EDMS nhận sửa đổi về giao diện và trải nghiệm người dùng. Điều này là để giảm độ phức tạp và làm cho chương trình này phù hợp hơn cho người dùng gia đình.
Công cụ này là một phiên bản nhẹ của Maya EDMS cho phép chúng tôi quét, tạo, quản lý và lưu trữ tài liệu ở nhiều định dạng khác nhau. Các tài liệu được lưu trữ với các thuộc tính và siêu dữ liệu mà chúng tôi muốn. Theo cách tương tự, chúng có thể được quản lý bởi những người dùng, vai trò và nhóm khác nhau mà Openless paperless cung cấp cho chúng ta.
Mở không giấy là đa ngôn ngữ, với nhiều đặc điểm, bao gồm giao diện web nâng cao với quản lý người dùng và mật khẩu. Nó cũng cung cấp cho chúng tôi các ứng dụng tuyệt vời cho phép lưu trữ đầy đủ, phân tích tài liệu thông minh và một công cụ tìm kiếm hiệu quả. Nó cũng cung cấp cho chúng tôi hỗ trợ để chuyển đổi tài liệu, xem xét thư từ, ký tài liệu, chỉnh sửa và thêm siêu dữ liệu, quản lý OCR, cá nhân hóa tài liệu và hơn thế nữa.
Công cụ có một API avazanda REST được kế thừa từ EDMS của người Maya được ghi lại đầy đủ. Nó sẽ cho phép chúng tôi tích hợp với các dịch vụ của bên thứ ba, giống như cách nó lưu giữ hồ sơ về các lỗi và thay đổi được tạo ra trong tài liệu. Nó cũng bao gồm một trình quản lý tác vụ nâng cao có thể được chạy theo cách thủ công hoặc được lên lịch để chạy tự động.
Trên đám mây hoặc trên máy tính cục bộ của chúng tôi, các chính sách lưu trữ của bạn và việc sử dụng nhãn sẽ cho phép chúng tôi phân đoạn phù hợp giúp việc quản lý nhanh hơn nhiều. Của anh ấy màn hình tích hợp nó cũng sẽ cho phép chúng tôi xem trước bất kỳ tài liệu nào mà không cần nỗ lực nhiều.
Yêu cầu phần cứng
Chương trình này yêu cầu thiết bị của chúng tôi phải đáp ứng các yêu cầu phần cứng nhất định để hoạt động bình thường. Theo trang GitHub của dự án, nhóm của chúng tôi cần có ít nhất các yêu cầu sau:
- 2 Gigabyte RAM (1 Gigabyte nếu tắt OCR).
- CPU đa nhân (64bit, nhanh hơn 1Ghz).
- Ubuntu 16.10 trở lên.
Cài đặt Mở không cần giấy trên Ubuntu 16.04 trở lên
Việc cài đặt công cụ này trên máy tính của chúng ta khá đơn giản. Tôi đã thử nghiệm nó trên các bản phân phối dựa trên Debian và Ubuntu. Chúng tôi sẽ chỉ phải thực hiện các lệnh sau trong một thiết bị đầu cuối (Ctrl + Alt + T):
sudo apt install git-core -y sudo git clone https://github.com/zhoubear/open-paperless.git cd open-paperless sudo ./setup.sh sudo ./run.sh
Sau khi quá trình cài đặt kết thúc, chúng tôi sẽ chỉ truy cập localhost của chúng tôi (hoặc ip của máy chủ của chúng tôi). Chúng tôi sẽ phải thêm cổng 8000 vào URL.
Sau đó chúng ta có thể đăng nhập bằng tên người dùng và mật khẩu mà chúng tôi sẽ tìm thấy ở cuối trang chỉ mục của lần bắt đầu đầu tiên. Chúng tôi có thể thay đổi thông tin này sau.
Nói chung, công cụ này rất dễ sử dụng. Nó sẽ cho phép chúng tôi số hóa tất cả các tài liệu của mình một cách nhanh chóng, hiệu quả và lưu chúng vào phương tiện lưu trữ mà chúng tôi muốn.